Det billigaste schema 40-röret valdes inte

I mars i år var vi involverade i en offertprocess för ett fabriksexpansionsprojekt i Vietnam.

Inköpschefen skickade förfrågningar till flera kinesiska leverantörer samtidigt. Produkten i sig var inte komplicerad: kolstålrör, schema 40, flera vanliga diametrar, standardexportförpackning.

En vecka senare fick vi veta att vår offert inte var den lägsta.

En leverantör var cirka 4 % billigare.

Normalt skulle det vara slutet på historien.

Två veckor senare kom dock köparen tillbaka och bad om ytterligare en diskussion.

Frågan var inte priset.

Problemet var dokumentation.

Ingenjörsentreprenören ville att värmenumret på röret skulle matcha brukscertifikatet. De begärde också uppgifter om materialspårbarhet eftersom en del av rörsystemet senare skulle inspekteras av en tredje-konsult.

Vid det tillfället förändrades konversationen helt.

Ingen diskuterade väggtjocklek längre.

Ingen diskuterade beläggning längre.

Hela diskussionen fokuserade på om den tillhandahållna dokumentationen skulle överleva projektbesiktning.

Detta är något som sällan förekommer i produktkataloger.

De flesta onlineartiklar om Schedule 40 rör förklarar dimensioner, standarder och tryckklasser.

Dessa detaljer är viktiga.

Men i faktiska exportaffärer blir projektdokumentation ofta den avgörande faktorn.

För flera år sedan frågade köparna främst efter pris och leveranstid.

Idag är det allt vanligare att få frågor om EN10204-certifikat, fabrikens ursprung och kontrollprocedurer innan produktionen ens påbörjas.

En annan förändring som vi har märkt är frakt.

Containerkostnaderna fluktuerar.

En köpare som beställer fyra olika Schedule 40-storlekar kan upptäcka att transportkostnaderna varierar avsevärt beroende på hur dimensionerna kombineras inuti containern.

Skillnaden syns inte i ett standardspecifikationsblad.

Det blir uppenbart först när någon börjar planera försändelsen.

På grund av detta ber vissa köpare nu om laddningsförslag innan de utfärdar en inköpsorder.

Schema 40 i sig har inte ändrats.

ASTM-standarderna har inte ändrats.

Det som har förändrats är inköpsprocessen kring produkten.

Det är därför många diskussioner om Schedule 40-röret så småningom går bort från själva röret och mot certifiering, inspektion och logistik.

För leverantörer skapar dessa ämnen extraarbete.

För köpare avgör de ofta om ett projekt löper smidigt eller stöter på förseningar efter att materialet anländer till platsen.

Det intressanta är att inga av dessa problem kan lösas helt enkelt genom att välja den billigaste offerten.

De blir synliga först efter att båda sidor börjar diskutera hur projektet faktiskt ska genomföras.